プロジェクトの進め方を効率化し成功へ導くための手順

プロジェクトを円滑に進める具体的な手順が分からず、チームの納期遅延や予算超過に頭を抱えていませんか？

プロジェクトを成功させるためには、場当たり的な対応をなくし、標準化されたプロセスを正しく実行することが不可欠です。本記事では、初心者でも今日から実践できるプロジェクトの進め方を体系的に解説します。

【この記事の対象者】

• プロジェクトリーダーに任命され、具体的な手順を知りたい方
• チームの進捗管理や情報共有の仕組みを改善したい方
• 効率的なプロジェクト管理手法を実務に導入したい管理職

【この記事を読んでわかること】

• プロジェクトと定型業務の決定的な違いと管理のポイント
• 失敗のリスクを最小化する具体的なプロジェクト推進手順
• 状況に応じた最適な管理手法
• プロジェクトを完遂させるための可視化と運用のコツ

Contents

• 1 プロジェクトの進め方の基礎知識とは？
  • 1.1 定義の把握
  • 1.2 定型業務との差別化
  • 1.3 管理の重要性の理解
• 2 プロジェクトの進め方の具体的な手順とは？
  • 2.1 目的の明確化
  • 2.2 体制図の作成
  • 2.3 WBSの構築
  • 2.4 スケジュールの設計
  • 2.5 ツールの導入
• 3 プロジェクトの進め方の5つの工程とは？
  • 3.1 立ち上げ工程
  • 3.2 計画工程
  • 3.3 実行工程
  • 3.4 監視工程
  • 3.5 終結工程
• 4 プロジェクトの進め方に用いる手法とは？
  • 4.1 ウォーターフォール型の採用
  • 4.2 アジャイル型の活用
• 5 プロジェクトの成功のコツとは？
  • 5.1 コミュニケーションの活性化
  • 5.2 進捗状況の可視化
  • 5.3 リスクの事前管理
• 6 プロジェクトの進め方の失敗の原因とは？
  • 6.1 ゴールの不透明化
  • 6.2 リソースの不足
  • 6.3 計画の不備
• 7 おすすめのプロジェクト管理ツール
  • 7.1 Backlog
  • 7.2 Asana
  • 7.3 Trello
  • 7.4 monday.com
  • 7.5 Jooto
• 8 プロジェクトの進め方に関するよくある質問
  • 8.1 Q1：プロジェクトリーダーの役割とは？
  • 8.2 Q2：進捗遅延への対処法とは？
  • 8.3 Q3：小規模案件でのWBSの必要性とは？
• 9 プロジェクトの進め方についてのまとめ

プロジェクトの進め方の基礎知識とは？

プロジェクトの進め方を検討する前に、まずは「プロジェクト」そのものの本質的な性質を正確に把握する必要があります。多くの現場で混乱が生じるのは、繰り返しの業務である「定型業務」と、一度限りの活動である「プロジェクト」の区別が曖昧になっているためです。

• 定義の把握
• 定型業務との差別化
• 管理の重要性の理解

定義の把握

プロジェクトとは、「特定の目的を達成するために、定められた期間内で行われる独自の活動」を指します。最大の特徴は、開始と終了が明確に決まっていることと、これまでにない価値を創出する独自性の2点です。

定型業務との差別化

ルーチンワーク（定型業務）は、同一の作業を繰り返し行い、組織の継続性を維持することを目的とします。対してプロジェクトは、「現状の打破」や「新規構築」を目的にしており、不確実性が高いという性質を持っています。この違いを理解しないまま定型業務と同じ感覚で進めると、予期せぬトラブルへの対応が遅れる原因となります。

管理の重要性の理解

プロジェクト管理とは、リソース（ヒト・モノ・カネ）を最適に配分し、品質・コスト・納期の3要素（QCD）をバランスよく達成する技術です。適切な進め方の型を持つことで、リーダーの経験則に頼りすぎない再現性の高い成功が可能になります。

プロジェクトの進め方の具体的な手順とは？

プロジェクトの進め方には、成功確率を高めるための鉄則とも言える手順が存在します。特に立ち上げ初期の準備が、その後の成否を決定づけると言っても過言ではありません。

• 目的の明確化
• 体制図の作成
• WBSの構築
• スケジュールの設計
• ツールの導入

目的の明確化

プロジェクトの第一歩は、「何を達成すれば成功と言えるのか」という評価基準を言語化することです。売上目標やコスト削減額などの定量的な指標だけでなく、「なぜこのプロジェクトを行うのか」という背景をチーム全員で共有することで、判断に迷った際の指針となります。

体制図の作成

誰が意思決定を行い、誰が実務を担当し、誰が承認権限を持つのかを整理します。特に責任の所在を明確にすることが重要です。役割分担が曖昧なプロジェクトは、トラブル発生時の対応が後手に回るだけでなく、責任の押し付け合いが発生し、チームの士気が低下するリスクがあります。

WBSの構築

WBSとは、プロジェクト全体のタスクを細かな単位に分解した構成案です。大きな目標を「今日、誰が、何をするか」という最小単位までブレイクダウンすることで、作業の抜け漏れを防ぎ、精度の高い工数見積もりが可能になります。

スケジュールの設計

洗い出したタスクの前後関係を整理し、ガントチャートを用いて時間軸に落とし込みます。ここではバッファ（予備期間）の設定が鍵となります。予定通りの1.2倍程度の期間を見込んでおくことが、心理的安全性とプロジェクトの完遂率を高める傾向にあります。

ツールの導入

Excelやスプレッドシートでの管理には限界があります。Backlog、Asana、Jootoなどのプロジェクト管理ツールを活用し、「情報の非対称性」を解消することを実施するべきです。リアルタイムで進捗が可視化される環境を構築することで、報告のための無駄な会議を削減できます。

プロジェクトの進め方の5つの工程とは？

プロジェクトには、国際的な標準（PMBOKなど）に基づく5つの主要な工程が存在します。これらを意識的に切り分けることで、現在の立ち位置を客観的に把握できるようになります。

• 立ち上げ工程
• 計画工程
• 実行工程
• 監視工程
• 終結工程

立ち上げ工程

プロジェクトの目的を作成し、正式な承認を得るフェーズです。ここで重要なのは、ステークホルダー（利害関係者）の特定を行うことです。プロジェクトの影響を受ける人物や部署を網羅的に把握し、初期段階で合意形成を図っておくことが、後の「ちゃぶ台返し」を防ぐ最大の防御策となります。

計画工程

立ち上げ時に決定した大枠の目標を、具体的な実行プランに落とし込む作業を実施する工程です。予算の確定、品質基準の設定、リスクへの対応策の策定などが含まれます。計画工程に十分な時間を割くことが、実行段階での手戻りを最小限に抑えるポイントです。

実行工程

計画に基づき、実務メンバーがタスクを遂行するフェーズです。プロジェクトマネージャーの主な役割は、メンバーが作業に集中できる環境を整えることにあります。リソースの不足や他部署との調整が必要な事象に対し、迅速に意思決定を行います。

監視工程

計画と実績の乖離をチェックし、是正処置を講じるプロセスを指します。進捗率だけでなく、残タスクの完了予測を常に更新することが肝要です。問題が表面化してから対処するのではなく、予兆の段階でリカバリー策を打つことで、納期遅延を未然に防ぎます。

終結工程

成果物を納品し、プロジェクトを正式にクローズする最終段階です。ここで最も重要なのは、「振り返りと知見の蓄積」を行うことです。成功要因と失敗要因を整理し、ドキュメント化して組織内に共有することで、次回のプロジェクトの進め方を改善する貴重な資産となります。

プロジェクトの進め方に用いる手法とは？

プロジェクトの目的や環境に応じて、適切な管理手法を選択する必要があります。代表的な2つの手法について、その特徴と使い分けを解説します。

プロジェクト管理手法には、古くから親しまれている「ウォーターフォール型」と、近年の変化の激しいビジネスシーンで主流となっている「アジャイル型」があります。それぞれの特徴を以下の表にまとめました。

特徴	ウォーターフォール型	アジャイル型
基本的な進め方	工程を順番に進める（後戻りしない）	短いサイクルで反復し、改善を繰り返す
要件の定義	最初にすべてを細かく決定する	最小限の機能から始め、順次拡張する
メリット	予算や納期の予測が立てやすい	途中の仕様変更に柔軟に対応できる
デメリット	手戻りが発生した際の修正コストが大きい	全体の完成時期や予算が見えにくい
適したプロジェクト	基幹システム開発、建設、大規模リニューアル	新規事業、Webアプリ開発、マーケティング施策

ウォーターフォール型の採用

要件が明確で、途中の変更が許されない厳格なプロジェクトにおいて、順次進行による確実な管理を実施します。各工程の完了時に承認が必要になるため、品質の担保がしやすい点が強みです。

アジャイル型の活用

市場環境の変化が激しく、進めながら最適な形を模索していくべきプロジェクトで迅速な価値提供を行う手法です。特にECサイトの改善やデジタルマーケティングにおいては、この手法を取り入れることでPDCAサイクルの高速化が可能になります。

プロジェクトの成功のコツとは？

プロジェクトの進め方において、ツールや手法の選定以上に重要なのが運用の質です。手法の形式にこだわるあまり、実運用が形骸化しているケースがしばしばあります。

成功を確実にするためには、以下の3つのポイントを徹底する必要があります。

• コミュニケーションの活性化
• 進捗状況の可視化
• リスクの事前管理

コミュニケーションの活性化

プロジェクトの停滞を防ぐ最大の鍵は、心理的安全性の確保と情報伝達のスピードにあります。特にリモートワークが普及した現代では、テキストコミュニケーションの質がプロジェクトの進捗に直結します。「言った・言わない」のトラブルを防ぐため、重要な決定事項は必ず即座に議事録へ残し、共通認識を形成することを実施します。

進捗状況の可視化

「順調です」という定性的な報告ではなく、数値に基づいた定量的な可視化を徹底します。ガントチャート上での遅延日数や、タスクの完了率をダッシュボード化することで、問題が深刻化する前にチーム全体でアラートを共有できます。弊社の知見では、進捗を5%刻みなどで細かく管理するチームほど、最終的な納期遵守率が高い傾向にあります。

リスクの事前管理

プロジェクトには不確実性がつきものであるため、「何が起きそうか」を事前予測を実施します。例えば、主要メンバーの離脱やシステムトラブルなど、想定されるリスクを洗い出し、それぞれの発生確率と影響度を評価しておきます。事前に対策を用意しておくことで、不測の事態にもパニックに陥らず冷静に対処できます。

プロジェクトの進め方の失敗の原因とは？

なぜ、どれほど緻密な計画を立ててもプロジェクトは炎上してしまうのでしょうか。失敗には共通のパターンが存在しており、それらを反面教師として学ぶことが、進め方の改善における最短ルートとなります。

• ゴールの不透明化
• リソースの不足
• 計画の不備

ゴールの不透明化

最も多い失敗の原因は、目的と目標の定義が曖昧なままスタートすることです。「ECサイトの売上を上げる」という抽象的なゴールでは、施策の優先順位が付けられず、リソースが分散してしまいます。「3カ月以内にコンバージョン率を1.2倍にする」といった、具体的かつ測定可能な指標を欠いたプロジェクトは、頓挫するリスクが極めて高いです。

リソースの不足

プロジェクトの規模に対して、人員のスキルや稼働時間が適正に割り振られていないケースも深刻です。特に優秀なメンバーにタスクが集中する属人化は、そのメンバーの負荷が限界に達した瞬間にプロジェクト全体がストップする要因となります。人員計画においては、個人のキャパシティを8割程度で見積もる余裕が必要です。

計画の不備

実行段階でのトラブルの多くは、計画工程での見積もりの甘さに起因します。タスクの依存関係を無視したスケジュール設定や、検証期間を十分に設けない強引な進行は、最終盤での大幅な手戻りを招きます。PMBOKなどのガイドラインでも推奨されているように、計画には十分な時間を投資することを強く推奨します。

おすすめのプロジェクト管理ツール

おすすめのプロジェクト管理ツールに紹介していきます。

• Backlog
• Asana
• Trello
• monday.com
• Jooto

Backlog

契約単位での課金となり、ユーザー数はほとんどのプランで無制限であるところが特徴です。利用ユーザーが多くなることが想定される場合は、一度利用を検討しましょう。

会社名	株式会社ヌーラボ
特徴	日本国内で圧倒的な支持を得ているプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやWiki、バージョン管理（Git）が統合されており、制作から運営までワンストップで管理できます。
料金目安	・スタータープラン：月額2,970円 ・スタンダードプラン：月額17,600円 ・プレミアムプラン：月額29,700円 ・プラチナプラン：月額82,500円

Asana

目標管理からキャンペーン管理、クリエイティブ制作まで幅広いジャンルのタスク管理に対応しています。

会社名	Asana
特徴	世界的にシェアが高い多機能ツールです。タスクの可視化を明確にできるため、緻密なスケジュール管理が必要な場合に真価を発揮します。また、高度な自動化機能により、定型業務の作成漏れを防ぐことができます。
料金目安	・Personal：0円（小規模チーム向け） ・Starter：1,200円 ・Advanced：2,700円 ・Enterprise：要問合せ

Trello

様々な連絡ツールから簡単にタスクを作成できる点が特徴です。

会社名	Trello
特徴	To-doをメールや各種チャットツールから作ることができる点が特徴的なツールです。自動化機能も備ええており、タスクが多く発生するEC業務においては非常に効果的です。
料金目安	・Free：0円 ・Standard：約750円（$5） ・Premium：約1,500円（$10） ・Enterprise：約2,600円（$17.5）

monday.com

タスク管理プラットフォームをドラッグアンドドロップで簡単にカスタマイズできます。データを可視化することも可能で、タスク管理だけでなく、数字面でも全体の情報共有が可能です。

会社名	monday.com
特徴	非常に自由度の高いカスタマイズ性が魅力のツールです。プラットフォームのカスタマイズを非常に簡単に行うことができ、複雑な業務を可視化することができます。
料金目安	・Free：0円 ・Basic：1,300円 ・Standard：1,650円 ・Pro：3,200円 ・エンタープライズ：要問合せ

Jooto

とにかくシンプルで、すぐに利用開始できる点が大きな特徴です。また数少ない国内産管理ツールの一つです。

会社名	株式会社PR TIMES
特徴	日本企業が開発したシンプルさを追求したタスク管理ツールです。直感的なドラッグ＆ドロップ操作に特化しており、マニュアルなしでもすぐに使い始めることができます。
料金目安	・無料プラン：0円 ・スタンダートプラン：月額500円 ・ビジネスプラン：月額1,300円 ・タスクDXプラン：要お問合せ

プロジェクトの進め方に関するよくある質問

プロジェクトの進め方について、よくある質問とその回答をまとめました。

Q1：プロジェクトリーダーの役割とは？

A1：プロジェクトリーダーの役割は、チームが目標を達成するために必要な環境整備と意思決定を行うことです。 実務をこなすプレイヤーとしての能力以上に、メンバーの進捗を阻害しているボトルネックを特定し、それを取り除く調整力が求められます。また、予期せぬトラブルが発生した際に、プロジェクトの優先順位に基づいて迅速に判断を下すことが最も重要な責務となります。

Q2：進捗遅延への対処法とは？

A2：まずは遅延の原因を特定し、クリティカルパス（全体の納期に直結する作業）に影響があるかどうかを判断します。 単に頑張って取り戻すといった精神論ではなく、スコープの削減、リソースの追加投入、あるいは納期の調整といった具体的な対策を、ステークホルダーと早期に協議する必要があります。問題の報告を遅らせることが最大の二次被害を生むため、迅速な情報共有が不可欠です。

Q3：小規模案件でのWBSの必要性とは？

A3：プロジェクトの規模に関わらず、WBSによるタスクの分解は必須です。 小規模であっても、頭の中だけで管理しようとすると「誰がやると思っていた」という漏れが発生しやすいためです。最低限、主要なマイルストーンと担当者をリスト化するだけでも、管理の精度とチームの安心感は飛躍的に向上します。

プロジェクトの進め方についてのまとめ

いかがでしたでしょうか。ここまでプロジェクトの進め方について解説してきました。

• プロジェクト推進の基本概念
  • 独自性と有期限性を持つ活動を成功させるため、 QCD（品質・コスト・納期）のバランスを意識した標準化プロセスが重要である。
• 具体的な手順と工程管理
  • 目的の明確化から体制構築、WBS作成を経て、立ち上げから終結までの5工程を適切に回すことで、再現性の高い進行が可能になる。
• 成功と失敗を分けるポイント
  • ウォーターフォール型やアジャイル型といった手法の適切な選択に加え、可視化とリスク管理の徹底がプロジェクトを完遂へと導く。

プロジェクトの進め方を型化することは、組織全体の生産性を向上させ、メンバーの疲弊を防ぐための最大の投資です。まずは現在のプロジェクトがどの工程にあるのかを再確認し、本記事で紹介した手順を一つずつ適用してみてください。