【EC運営効率化】ToDoリスト作成におすすめのツール3選！生産性を向上させるToDoリストの作り方について徹底解説！
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日々の多忙な受注処理や在庫管理に追われ、本来注力すべき売上向上施策が後回しになっていませんか？
ToDoリストを作成すると、散らばったタスクを整理し、チーム全体で効率的に売上を作る体制を整えることができます。
本記事では、多忙を極めるECサイトの店長や運営担当者に向けて、業務の優先順位を明確にし、生産性を飛躍的に向上させる「ToDoリストの作り方」を解説します
【この記事の対象者】
- 日々の受注処理や在庫管理に追われ、売上を作る施策に手が回らない方
- チーム内でのタスク共有がうまくいかず、属人化に悩んでいるEC店長
- ToDoリストを作っても、結局終わらずに挫折してしまった経験がある方
【この記事を読んでわかること】
- EC運営の生産性を最大化するToDoリストの具体的な作成ステップ
- 優先順位を「売上・利益」に直結させるための判断基準
- ECチームの連携をスムーズにする最新のタスク管理ツール3選
Contents
EC運営におけるToDoリストとは？
EC運営におけるToDoリストとは、単に「やらなければならないこと」を書き出すメモではありません。
膨大な商品データ、日々変動する在庫、そして絶え間なく届く顧客からの問い合わせを抱えるEC事業において、ToDoリストは「脳のワーキングメモリを解放し、売上を作るための判断にリソースを集中させるための外部デバイス」ToDoとしての役割を果たします。リストの定義を正しく理解し、タスクと切り分けて管理することが、効率化の第一歩となります。
- 概要とEC運営における役割
- タスクとToDoの定義の違いを明確化
- 視覚化による効率的な管理方法
概要とEC運営における役割
ToDoリストとは、広義には「やるべきことのリスト」を指しますが、ビジネスにおいては「いつ、誰が、何を行うか」を実行可能なレベルに整理した計画表を意味します。 EC運営の現場では、ルーチンワークの自動化と、キャンペーン施策のような非定型業務の確実な実行を両立させるための「運営の羅針盤」としての役割を担っています。
タスクとToDoの定義の違いを明確化
一般的によく混同されますが、「ToDo」と「タスク」には明確な違いがあります。「ToDo」は「期限が決まっていない、すべきこと」を指し、「タスク」は「期限が決まっており、果たすべき責任がある作業」を指します。 EC運営においては、まず、いつ誰が何を行うか「ToDo」を洗い出し、それに期限や担当者を適切に割り当てて「タスク」へと昇華させ、リストに落とし込むプロセスが極めて重要です。
視覚化による効率的な管理方法
EC業務における視覚化とは、すべての業務を一旦「外」に出し、頭の中に「覚えておかなくてはならないこと」が一つもない状態を作ることを実施します。 視覚化により、業務の全体像が俯瞰できるようになり、特定の個人に依存していた「属人的な作業」をチーム全体の「共有された工程」へと変換することが可能になります。
業務を整理するToDoリスト作成のメリットと重要性とは？
EC運営の現場でToDoリストを正しく運用することは、効率化以上のメリットをもたらします。
特に多品種・多チャネル展開を行っている店舗では、情報の断片化が最大の敵となります。ToDoリストによって業務を整理することで、情報の解像度が上がり、「今、本当にやるべきこと」が浮き彫りになります。これにより、リソースが限られた少数精鋭のチームであっても、大規模店舗に負けないスピード感を持って施策を回すことが可能になります。
- 業務の抜け漏れ防止
- 脳の負荷軽減による集中力向上
- チーム全体の進捗共有の円滑化
業務の抜け漏れ防止
ToDoリストを作成する最大のメリットは、EC運営で致命傷となりかねない「注文の放置」や「在庫切れの確認漏れ」などの人為的ミスを物理的に防ぐことができる点にあります。 全タスクをリスト化し、ステータスを管理することで、担当者の記憶力に頼らない確実な運営体制を構築できます。
脳の負荷軽減による集中力向上
人間が一度に処理できる情報の量には限界があります。リストに書き出すことで「忘れてはいけない」という心理的ストレスから解放され、目の前のLP制作やメルマガ執筆などの深い集中を要する業務に没頭することが可能になります。
チーム全体の進捗共有の円滑化
個人の頭の中にあったタスクを共通のリストに落とし込むことで、チーム内の「誰が何をしているか」が透明化されます。 これにより、特定の担当者に負荷が集中している状況をいち早く察知し、業務の再分配を行うといったマネジメント上の迅速な判断を実施できます。
確実に成果を出すToDoリストの具体的な作成手順
EC事業者が日常業務を滞りなく回し、かつ成長施策を実行するための手順は以下の通りです。
- 全業務の洗い出しを実施
- タスクの粒度を細分化
- 優先順位と期限の割り当て
- スケジュールへの落とし込み
全業務の洗い出しを実施
まずは、現状抱えているすべての業務を「頭の外」に出す作業を行います。
この際、PC操作を伴う事務作業だけでなく、「〇〇さんに連絡する」「資材の発注を検討する」といった些細な検討事項も含め、すべて書き出すことが重要です。
タスクの粒度を細分化
洗い出したタスクを、「15分〜30分程度で完了できる単位」まで分解します。
例えば「バレンタイン特集の準備」という大きなタスクのままでは、どこから手をつけてよいか分からず後回しになりやすいため、「ターゲット設定」「構成案作成」「素材選定」といった最小単位に切り分け、着手の心理的ハードルを下げます。
優先順位と期限の割り当て
各タスクに対し、「重要度」と「緊急度」の2軸で優先順位を割り当てます。
ECサイト運営においては、以下の表のような基準で優先順位を判断すると、売上に直結する動きが明確になります。
優先度 分類 具体的なタスク例 対応方針 高 緊急かつ重要 クレーム対応、システム障害、在庫切れ対応 即座に実行する 中 緊急ではないが重要 広告分析、リピート施策の立案、商品開発 時間を確保して実行する 低 緊急だが重要ではない 定例会議、一部の問い合わせ対応、ルーチン事務 効率化・外注化を検討する 最小 緊急でも重要でもない 過剰な資料作成、目的のない情報収集 思い切って捨てる スケジュールへの落とし込み
優先順位が決まったタスクを、実際のカレンダーやタイムスケジュールに割り当てます。
この際、EC運営特有の「突発的なトラブル」に対応するため、予定の20%〜30%はあえてバッファをとっておくことが、リストを破綻させないためのコツです。
EC事業者がToDoリストの作成を実践する際のポイントとは？
ECサイトの運営は、バックヤード業務とフロント業務が混在するため、戦略的なリスト運用が求められます。
日々のルーチンに忙殺され、将来の売上を作るための施策が疎かになるのは、多くの店舗が直面する課題です。これを打破するためには、EC特有の業務サイクルを理解した上で、リストの運用に「攻めの姿勢」を持たせることが不可欠です。
- 受注・在庫管理のルーチン化
- 販促施策の納期からの逆算
- バッファ時間の意図的な確保
受注・在庫管理のルーチン化
毎日の受注処理や在庫更新、入金確認といった定常業務は、ToDoリストの中で「固定枠」として扱うことを実施します。 これらを毎日個別のタスクとして書き出すのではなく、「朝10時〜12時は受注・出荷業務」とパッケージ化してリストに組み込むことで、思考のスイッチを切り替えやすくし、作業漏れを構造的に防ぎます。
販促施策の納期からの逆算
楽天スーパーSALEやAmazonプライムデーなどの大型イベントに向けた準備は、当日からの逆算でタスクを構成します。 例えば「イベント開始の2週間前までにバナー制作を完了させる」というゴールを起点に、素材の撮影やテキストの作成をいつまでに終わらせるべきかをリストに落とし込みます。これにより、直前になって慌てる事態を回避し、クオリティの高い施策実行が可能となります。
バッファ時間の意図的な確保
EC運営には、急な在庫不備や配送トラブル、顧客からの至急の問い合わせといった「予測不能なタスク」が付きものです。
上記でもご説明させていただきましたが、 リストを隙間なく埋めるのではなく、1日の業務時間の20%〜30%はあえてバッファをとっておくことで、突発的な事態にも柔軟に対応でき、精神的な余裕を持って運営に当たることができます。
挫折を防ぐToDoリスト作成における注意点
せっかくToDoリストを作っても、三日坊主で終わってしまうケースは少なくありません。
挫折の主な原因は、リストそのものが「達成不可能な目標」になってしまっていることにあります。
リストはあくまで手段であり、目的は業務の完遂であることを忘れてはいけません。運用を継続するためには、完璧主義を捨て、柔軟にメンテナンスし続ける姿勢が求められます。
- タスクを過剰に詰め込まない
- 抽象的な表現を徹底的に避ける
タスクを過剰に詰め込まない
1日にこなせるタスク量には限界があることを認識し、リストに載せる項目は「現実的に終わる量」に限定します。 もしリストが消化しきれずに残ってしまう場合は、それは計画の問題ではなく、タスクの詰め込みすぎが原因です。優先順位の低いタスクは勇気を持って翌日以降に回す、あるいは「やらないこと」として削除する判断も重要です。
抽象的な表現を徹底的に避ける
「ショップの改善」や「リピーター対策」といった曖昧な記述をリストに載せることは避けてください。 具体的でないタスクは「何から手を付ければいいか分からない」という迷いを生み、結果として後回しにされる原因となります。「A商品のレビューを3件確認する」「B商品のスマホ用バナーを1枚作る」など、完了したかどうかが一目でわかる表現で記載することがポイントです。
効率化を加速させるToDoリストの作成に役立つツール3選
EC運営の現場で特に親和性が高く、導入効果が得られやすいツールは以下の通りです。
これまで主流だった個人の手帳やメモ帳による管理から、クラウド型の共有ツールへ移行することで、チーム内の情報分断を防ぐことができます。特に複数名で運営している店舗や、外部の制作会社・コンサルティング会社と連携している場合は、ツールによるタスクの可視化が劇的な効率化をもたらします。
- Backlog
- Trello
- Notion
Backlog
特徴
Backlogでは、一つひとつのタスクを「課題」として登録し、ToDoリストのように管理します。
- タスクの可視化と共有：各タスクに「担当者」「期限日」「優先度」「状態（未対応・処理中など）」を設定できるため、誰が何をいつまでにやるべきかがチーム内で一目で分かります。
- 多彩な表示形式：ToDoリストを「カンバンボード」で直感的にドラッグ＆ドロップ操作したり、「ガントチャート」で全体のスケジュール感や進捗状況をタイムライン形式で把握したりできます。
- コミュニケーションの集約：タスクごとにコメント欄があるため、その仕事に関するやり取りが履歴として残り、情報が散逸しません。
- 親子の課題管理：大きなToDo（親課題）を細かなタスク（子課題）に分割して管理できるため、複雑な作業も整理しやすくなります。
料金
| プラン | 月額料金（税込） | 主な特徴 |
| スターター | 2,970円 | 少人数向け。最大30ユーザー、5プロジェクトまで。カンバンボード、Wikiなどが利用可能。 |
| スタンダード | 17,600円 | ユーザー数無制限（推奨1万人）。100プロジェクトまで。ガントチャートやIPアドレス制限が追加。 |
| プレミアム | 29,700円 | プロジェクト数無制限。容量100GB。属性のカスタマイズが可能になり、より柔軟な管理が可能。 |
| プラチナ | 82,500円 | セキュリティ重視。容量300GB。アクセスログの提供や、IPアドレス制限の無制限化に対応。 |
Trello
特徴
Trelloは「ボード」「リスト」「カード」という3つの要素で構成され、付箋を貼るような感覚で視覚的にタスクを管理できるのが最大の特徴です。
- 直感的なカンバン方式：「ToDo」「Doing」「Done」といったリストを作成し、タスクが書かれたカードをドラッグ＆ドロップで動かすだけで、進捗を直感的に把握できます。
- カード内への情報集約：カード（個別のToDo）の中には、詳細な説明、チェックリスト、期限、担当者、添付ファイル、コメントなどをすべてまとめることができます。
- 強力な自動化機能：「カードを完了リストに移動したら期限を完了にする」といった定型的な操作を、コードを書かずに自動化できます。
- 多様なビュー（※premium以上）： カレンダー形式で期限を確認したり、タイムライン形式でプロジェクトの全体像を見たりと、用途に合わせて表示を切り替えられます。
- 外部連携： Google ドライブ、Slack、Salesforceなど、普段使っている他のツールと連携して機能を拡張できます。
料金
| プラン | 月額料金 | 主な特徴 |
| Free | 0ドル | 個人や小規模チーム向け。ワークスペースごとに最大10人で作業可能。 |
| Standard | 6ドル | カレンダーにカードをドラッグ＆ドロップして、空いている時間をブロックできるプランナー機能搭載。 |
| Premium | 12.5ドル | 複数のプロジェクトを追跡するチーム向け。AI機能、ダッシュボードビュー機能を搭載。 |
| Enterprise | 210ドル | 大規模組織向け。24時間365日対応のエンタープライズ管理者サポートも完備。 |
notion
特徴
Notionは「ドキュメント」「データベース」「AI」を統合したツールで、ToDoリストを超えた高度な管理が可能です。
- 自由度の高いデータベース：タスクを「テーブル」「ボード」「カレンダー」「タイムライン」「リスト」「ギャラリー」といった複数の形式に瞬時に切り替えて表示できます。
- 強力なカスタマイズ性：「担当者」「期限」「優先度」だけでなく、独自のプロパティ（例：関連プロジェクト、進捗率、タグ）を自由に追加して、自分やチームに最適なToDoリストを構築できます。
- 情報の階層化： タスクの中にさらにタスクを作る「サブタスク」や、タスク間の「依存関係（Aが終わらないとBが始められない等）」の設定が可能です。
- Notion AIによるサポート：AIがToDoのドラフトを作成したり、長い会議メモからネクストアクション（タスク）を自動抽出したり、データベースの情報を要約・整理したりできます。
- カレンダー・メールとの統合：「Notion カレンダー」と同期して時間を管理したり、外部アプリからの通知をタスクに集約したりできます。
料金
| プラン | 月額料金 | 主な特徴 |
| フリー | 0円 | 個人の整理に最適。ページの履歴は7日間、ストレージ無制限（5MB/ファイル）、ゲスト10名まで。 |
| プラス | 2,000円 | 小規模チーム向け。ページの履歴は30日間。ファイルアップロード無制限、ゲスト100名まで。 |
| ビジネス | 3,800円 | 組織的な運用向け。ページの履歴は90日間。ファイルアップロード無制限、ゲスト250名まで。 |
| エンタープライズ | 問い合わせ | 大規模組織向け。ページの履歴は無制限。ファイルアップロード無制限、ゲスト250名から。 |
ToDoリストの作成に関するよくある質問
Q1：デジタルツールと紙のどちらが良いか？
A1：基本的にはデジタルツールを推奨しますが、思考の整理には紙が適している場合もあります。 チームでの共有や、タスクの並び替え、期限の通知機能などを考慮すると、EC運営においてはデジタルツールが圧倒的に有利です。一方で、一日の始まりに頭の中を整理する際や、絶対に忘れてはいけない重要な一つを強調したい時には、付箋やメモ帳といった紙の媒体を併用するのも有効なアプローチとなります。
Q2：完了しなかったタスクの扱いは？
A2：当日中に終わらなかったタスクは、翌日のリストの最上部に移動させるか、改めて優先順位を見直します。 タスクが残ることは失敗ではなく、計画を修正するためのシグナルです。何度も翌日に持ち越されるタスクがある場合は、「実は重要ではない」か「粒度が大きすぎて着手できていない」かのどちらかです。その場合はタスクをさらに細分化するか、思い切って削除する検討を行ってください。
ToDoリストの作成についてのまとめ
いかがでしたでしょうか。ここまでToDoリストの作り方について解説してきました。
多忙なEC事業者が成果を出し続けるためには、単なる作業の羅列ではない、戦略的なタスク管理が不可欠です。本記事の要点を以下にまとめました。
- ToDoリストとタスクの違い: 「ToDo」は期限のないすべきこと、「タスク」は期限のある具体的な作業であり、これらを明確に区別して管理することが重要です。
- 作成の手順: 業務の洗い出しから始め、15〜30分単位に細分化し、重要度と緊急度で優先順位を付けます。
- 運用のコツ: 受注などのルーチンは固定枠とし、突発的なトラブルに備えて20%のバッファ時間を確保します。
- ツールの活用: backlog、Trello、Notionなど、自社の規模や業務内容に合ったクラウドツールで情報の透明性を高めます。
- 挫折を防ぐには: 抽象的な表現を避け、1日の終わりに振り返りを行うサイクルを定着させます。
これまでの支援実績から、タスク管理が整っている店舗ほど、市場の変化に迅速に対応し、着実に売上を伸ばしている傾向にあります。まずは、今日頭の中にあるToDoを書き出し、期限を設定してタスク化することから始めてみてください。
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