【ECサイト運営】チームで行うタスク管理の効率化と売上を最大化させる具体的な手法

この記事は、これまでの支援実績が1,000社以上、広告運用実績年間10億円以上の弊社（Proteinum）がECサイト運営におけるチームのタスク管理について解説します。

ECサイトの運営現場において、日々膨大に発生する業務の進捗状況をチーム全体で正確に把握できずにお困りではありませんか。

商品登録、在庫管理、カスタマーサポート、広告運用、そしてキャンペーンの企画立案など、EC運営の業務は多岐にわたり、かつスピード感が求められます。チーム内のタスク管理が適切に行われていないと、期限の超過や対応漏れが発生するだけでなく、特定の担当者に業務が集中する属人化を招き、最悪の場合は売上の機会損失に直結します。

本記事では、ECコンサルティングの現場で培った知見をもとに、チーム全体の生産性を向上させ、安定した売上成長を実現するためのタスク管理術を解説します。

【この記事の対象者】

• チーム内の業務進捗が見えず、マネジメントに限界を感じているEC責任者
• 業務の属人化を解消し、誰でも同じクオリティで運営できる体制を作りたい方
• ツールを導入したものの、チーム内に定着せず形骸化している現場担当者

【この記事を読んでわかること】

• EC運営特有の複雑な業務を整理し、チームで共有するための具体的な手法
• 業務効率を劇的に改善するタスク管理ツールの選定基準と活用ポイント
• スムーズな運用サイクルを構築するための5つの具体的ステップ

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ECサイト運営におけるタスク管理とは？

ECサイト運営におけるタスク管理とは、売上を上げるために実施しなければならない対応内容を可視化し、納期通りに抜けもれなく対応できる状態をつくることです。

ECサイト運営には非常に多岐にわたる業務がありますが、担当者が数人であることがザラで企業によっては一人でECサイトのページ制作からイベント企画、出荷・配送まで実施しているところもあったりします。多忙を極めるEC担当者が売上を上げるタスクを確実に実行していくためには、適切なタスク管理が欠かせません。

ECサイト運営においてチームがタスク管理を導入すべき理由とは？

ECサイトの運営は、バックヤード業務からマーケティング施策まで非常に広範なタスクが同時並行で進行します。チームとして高いパフォーマンスを維持するためには、個人の記憶や場当たり的な対応に頼るのではなく、仕組み化されたタスク管理が不可欠です。

タスク管理自体にかかる工数が一見業務を増やしてしまうように感じる方も多いかもしれませんが、適切な管理体制を構築することで、情報の伝達漏れがなくなり、ミスのない運営が可能となり、結果的に業務量が減少します。以下に、EC運営においてタスク管理を導入すべき主な3つの理由を解説します。

• EC運営タスク全体の進捗状況の可視化
• リソースの適切な配分による業務の効率化
• 業務の属人化を解消し、ノウハウを共有可能

EC運営タスク全体の進捗状況の可視化

EC運営では、季節のセールや新商品の発売に合わせて、複数の部署や担当者が連携して動く必要があります。タスク管理を導入することで、誰が・何を・いつまでに・どのステータスで進めているかがリアルタイムで可視化されます。これにより、遅延が発生しているタスクを早期に発見したり、そもそも対応が予定されていないタスクを見つけることができるようになり、トラブルを未然に防ぐことが可能になります。

リソースの適切な配分による業務の効率化

個々のメンバーが抱えているタスク量を定量的に把握できるようになります。特定の担当者に過度な負荷がかかっている場合、管理者は迅速にタスクを再配分し、チーム全体のリソースを最適化できます。無理のないスケジュール管理を実現できるようになり、結果的にミスが減り、ECの売上アップにつながっていきます。

業務の属人化を解消し、ノウハウを共有可能

タスクのプロセスを言語化し、管理ツール上で共有することで、「この業務はあの人にしか分からない」という状況を打破できます。各タスクの履歴や対応方法がデータとして蓄積されるため、新しい担当者への引き継ぎもスムーズになります。チーム全体で作業プロセスを共有する文化が醸成され、作業実施ノウハウも自然とチーム全体に共有することができます。

以下の表は、従来の管理方法（メールや茶ttおベース）と、適切なチームタスク管理を導入した場合の比較です。

比較項目	従来の管理方法（属人的）	チームタスク管理（仕組み化）
進捗把握	本人に確認しないと不明	ツール上で常にリアルタイム確認可能
情報の所在	個人のメールやチャットに散在	タスクごとに情報が整理・集約される
トラブル対応	発生してから発覚する	遅延の予兆を察知し対策できる
業務の引継ぎ	多大な時間とコストが必要	履歴を参照するだけで把握可能
優先順位	担当者の感覚で決まる	チーム全体の戦略に基づき設定される

ECショップのチームによるタスク管理が定着しない主な原因とは？

多くのEC事業者様からご相談をいただく中で、タスク管理を試みたものの、うまく運用が回らないケースには共通の原因が見受けられます。EC業界特有の事情も相まって、単にツールを入れるだけでは解決しない課題が存在します。

せっかく導入したチームによるタスク管理が形骸化してしまう背景にはどのような要因があるのでしょうか。主な3つの原因を深掘りします。

• EC運営の業務範囲が非常に広範で複雑なこと
• 情報共有の手段がチーム内で統一されていないこと
• タスク管理を習慣化すること自体にコストがかかる

EC運営の業務範囲が非常に広範で複雑なこと

EC運営は、商品の仕入れからサイト制作、CS対応、発送指示まで多岐にわたるため、管理すべき項目が膨大になりがちです。ルーティンワーク（日常業務）とスポット対応が混在しており、これらを一つの仕組みで管理しようとすると、結果的に「管理すること自体が業務の負担」になってしまい、タスク管理が定着しない大きな要因となります。

情報共有の手段がチーム内で統一されていないこと

メール、チャット、電話、対面の会話など、コミュニケーションチャネルが分散していると、最新の状況がどこにあるのか分からなくなります。情報が分散してしまうと、タスク管理ツールを更新する優先順位が下がり、ツール上の情報が古くなってしまいます。これが原因で結局タスク管理ツールが形骸化してしまいます。

タスク管理を習慣化すること自体にコストがかかる

これまでは個人が何とか個別に管理することで何とかなっていたわけなので、そもそもチームとしてタスクを管理すること自体が最初は精神的に負担となります。そのため、新しい運用を定着させるためには、チームメンバー全員がタスク管理を一つのツールで行うことの意義と期待できる成果を共有し、チームリーダーはオペレーションが定着するまでしつこく言って回る必要があります。

ECチームのタスク管理を最適化するために必要な5つの具体的な手順とは？

EC運営におけるタスク管理を運用に乗せるためには、適切なステップを踏む必要があります。単にツールを導入するだけではなく、業務を整理し、ルールを策定し、改善を繰り返すプロセスが重要です。

ここでは、チームの生産性を最大化するための具体的な5つの手順をご紹介します。

• 現状における全業務フローの棚卸し
• チームに適した管理ツールの選定と導入
• 運用ルールの明確な策定とチーム内周知
• 定期的な振り返りと進捗確認体制の構築
• 運用改善サイクルの継続的な実施

現状における全業務フローの棚卸し

まずは、チームが現在抱えているすべての業務を洗い出し、可視化することから始めます。毎日発生するルーティン、月次で行う更新作業、不定期なキャンペーン対応などをすべてリストアップします。この際、各タスクの標準的な所要時間と担当者を明記することで、現状の負荷状況が見えるようになります。

チームに適した管理ツールの選定と導入

棚卸しした業務量とチームの人数に合わせツールを選定します。EC運営では視認性の高いカンバン方式（TrelloやAsanaなど）が好まれる傾向にあります。導入初期は特定のプロジェクトに絞って試験運用を行い、ツールの特性がチームのワークスタイルに合うかを慎重に見極めることが成功の秘訣です。

運用ルールの明確な策定とチーム内周知

「ツールをどう使うか」の基本ルールを文書化します。タスク名の命名規則、ステータスの定義（未着手・進行中・確認待ち・完了など）、期限設定の必須化など、解釈の余地をなくすことが重要です。ルールが曖昧だとデータの精度が下がり、管理ツールとしての信頼性が損なわれてしまうため、徹底した運用が必要です。

定期的な振り返りと進捗確認体制の構築

週に一度、あるいは毎朝短時間のミーティングを設け、ツールを見ながら進捗を確認します。単なる進捗報告ではなく、今後の動きや課題をチームで共有し、解決策を話し合う場とします。管理ツールをコミュニケーションの中心に据えることで、ツールの形骸化を防ぎます。

運用改善サイクルの継続的な実施

タスク管理の方法自体も、状況に合わせてアップデートし続ける必要があります。無駄な入力項目はないか、ステータスの分け方は適切か、特定のフローでいつも遅延が起きていないかなどを分析します。チームからのフィードバックを反映し、「より楽に、より正確に」管理できる体制へとブラッシュアップし続けます。

EC事業のチームにおけるタスク管理を成功させるツールの選び方とは？

EC運営のスピード感を支えるためには、チームの特性に合ったツールの選定が極めて重要です。多機能であれば良いというわけではなく、現場のスタッフがいかにストレスなく使い続けられるかが成否を分けます。

弊社が多くの支援現場で推奨している、ツール選定の際に重視すべき3つのポイントを解説します。

• 直感的に操作できるUIの重要性
• 外部ツールとの連携機能の充実度
• コストパフォーマンスと導入規模の妥当性

直感的に操作できるUIの重要性

タスク管理を定着させる最大の鍵は、入力のハードルを下げることにあります。マニュアルを読み込まなくても、直感的にタスクを追加し、ドラッグ＆ドロップでステータスを変更できるような操作性が求められます。ガントチャートやカンバン方式など、視覚的に進捗を把握できる画面構成（UI）を備えているものを選定しましょう。

外部ツールとの連携機能の充実度

EC運営では、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツール、あるいはGoogleカレンダー等との連携が不可欠です。タスクの期限が近づくとチャットに通知が飛ぶ、メールから直接タスクを作成できるといったシームレスな連携があれば、入力漏れを防ぎ、業務の切り替えコストを最小限に抑えることができます。

コストパフォーマンスと導入規模の妥当性

まずは少人数のチームでスモールスタートし、効果を実感しながら規模を拡大していくのが理想的です。ユーザー数に応じた柔軟な料金体系があるか、また将来的に人数が増えた際にも耐えうる拡張性があるかを確認しておく必要があります。

ECサイト運営におけるおすすめのタスク管理ツール5選

ECサイト運営によく活用されているツールをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。弊社（プロテーナム）はBacklogを活用させていただいています。

ツール名	特徴・強み	向いているチーム
Backlog	国内シェア高く、ガントチャートが標準搭載	日本語サポート重視・工程管理を徹底したいチーム
Asana	圧倒的な拡張性とワークフローの自動化	複雑なプロジェクトを多数抱える中〜大規模チーム
Trello	直感的なカンバン方式でカード操作が容易	視覚的な分かりやすさを優先する少人数チーム
monday.com	柔軟なカスタマイズ性と視覚的な美しさ	独自の管理フローを構築したいデータ重視のチーム
Jooto	日本発のシンプルなUIで導入障壁が低い	初めてツールを導入する、ITに不慣れなチーム

Backlog

日本国内で圧倒的な支持を得ているプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやWiki、バージョン管理（Git）が統合されており、制作から運営までワンストップで管理できます。インターフェースが親しみやすく、誰でも使いこなせる点がEC現場で重宝される理由です。また、日本産のタスク管理ツールのため、サポートが充実しています。

料金目安：

• スタータープラン：月額2,970円
• スタンダードプラン：月額17,600円
• プレミアムプラン：月額29,700円
• プラチナプラン：月額82,500円

Asana

世界的にシェアが高い多機能ツールです。タスクの「依存関係（これが終わらないと次が進めない）」を明確にできるため、大型セールの準備など、緻密なスケジュール管理が必要な場合に真価を発揮します。また、高度な自動化機能により、定型業務の作成漏れを防ぐことができます。

料金目安：

• Personal：0円（小規模チーム向け）
• Starter：1,200円
• Advanced：2,700円
• Enterprise：要問合せ

Trello

「付箋を貼って剥がす」ような感覚で使える、カンバン方式の代表格です。視覚的に「何が・どの状態か」が一目で分かるため、商品撮影や画像加工といった、工程が明確なルーティンワークの進捗管理に最適です。無料で始められる機能も多く、小規模なECチームでも導入しやすいのが特徴です。

料金目安：

• Free：0円
• Standard：約750円（$5）
• Premium：約1,500円（$10）
• Enterprise：約2,600円（$17.5）

monday.com

非常に自由度の高いカスタマイズ性が魅力のツールです。タスク管理だけでなく、CRM（顧客管理）や在庫管理のような側面を持たせた運用も可能です。200種類以上のテンプレートがあり、EC運営特有の複雑なステータス管理を視覚的に分かりやすくダッシュボード化できます。

料金目安：

• Free：0円
• Basic：1,300円
• Standard：1,650円
• Pro：3,200円

Jooto

日本企業が開発した、シンプルさを追求したタスク管理ツールです。直感的なドラッグ＆ドロップ操作に特化しており、マニュアルなしでもすぐに使い始めることができます。4名まで無料で利用できるプランもあり、「まずはスモールスタートでチームに定着させたい」というECショップに非常に適しています。

料金目安：

• 無料プラン：0円
• スタンダートプラン：月額500円
• ビジネスプラン：月額1,300円
• タスクDXプラン：要お問合せ

ECサイトにおけるチームのタスク管理に関するよくある質問

Q1：Excelやスプレッドシートでの管理は限界があるか？

A1：小規模なチームであれば可能ですが、情報のリアルタイム性や更新のしやすさにおいて、専門ツールに劣ります。 Excel等は自由度が高い反面、複数人での同時編集による競合や、履歴の追跡が困難であるという欠点があります。また、スマホからの確認がしにくい点も、外出や移動が多い担当者にとっては大きな壁となります。チームが3名以上になる、あるいは業務が複雑化してきた段階で、専用のタスク管理ツールへの移行を検討すべきです。

Q2：導入したツールがチーム内に定着しない場合は？

A2：入力の負荷が大きすぎるか、ツールの導入目的が正しく共有されていない可能性があります。 まずは「入力項目を最小限にする」ことから始め、ツールを更新しないと業務が回らない仕組み（例：チャットでの進捗確認をツール上のコメントに一本化するなど）を作ることが有効です。管理者が率先してツールを使い込み、ツール上でのやり取りがチームの正解であるという空気感を作ることが定着への近道です。

Q3：外部パートナーや外注先との連携はどうすべきか？

A3：セキュリティに配慮した上で、同じツール内のゲスト機能などを活用して共有することをお勧めします。 外部パートナーと情報を分断してしまうと、結局メールや電話での確認が発生し、管理の工数が増大します。タスク管理ツール上で権限を絞りつつ直接やり取りをすることで、コミュニケーションコストを劇的に削減でき、責任の所在も明確になります。

ECサイト運営におけるチームのタスク管理についてのまとめ

いかがでしたでしょうか。ここまでECサイト運営におけるチームのタスク管理について解説してきました。

複雑化するEC運営において、タスク管理は単なる事務作業ではなく、売上を支える重要な基盤（インフラ）です。本記事の要点を振り返ります。

• 導入のメリット：進捗の可視化、リソース最適化、属人化の解消により、チームの実行力が高まる。
• 挫折の原因：業務の広範さ、コミュニケーションの分散、優先順位の不明確さが管理を妨げる。
• ツールの選定：直感的なUI、外部ツール連携、スケーラビリティを重視し、現場が使いやすいものを選ぶ。
• 運用のステップ：業務の棚卸しから始め、明確なルールを策定し、定期的な振り返りでPDCAを回す。

タスク管理を仕組み化することで、現場のタスク漏れやミスが減り、本来注力すべき戦略立案や施策実行に時間を使えるようになります。自社のチームに最適な形を模索し、強い運営組織を構築していきましょう。

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